Die Startelf

1. Starte Deinen Tag so früh wie möglich

Nimm Dir Zeit Dich in aller Ruhe fertig zu machen. In Ruhe zu frühstücken und aktuelle News zu lesen, Deine Social Media Accounts zu checken, E-Mails schon einmal zu überfliegen, mit Deinem PartnerIn zu reden, etc. Geh frühzeitig los, wenn Du zu Deinem Arbeitsplatz fahren musst. Nutze die Wegzeit sinnvoll. Etwa Podcasts hören, Sales Bücher oder Sales Blogs lesen (da kann ich Dir den besten empfehlen :). Alles in aller Ruhe. Das gibt Dir Zeit Dich zu mentalisieren, „hochzufahren“. Vielleicht schon einmal den Tag zu überdenken – Deine Planung durchzuspielen, aber auch Erfolge zu visualisieren ! Du wirst die neuesten Nachrichten kennen bevor Du am Platz bist. Du bist, bevor Du loslegst zufriedener, weniger gestresst, stärker und fühlst Dich den Aufgaben des Tages eher gewachsen. Du kontrollierst den Tag, nicht der Tag Dich, weil Du hetzen musst.
Zeit im Bett schinden, sich in muffige Klamotten werfen, zur Bahn zu hechten und dabei den Kaffee übers Hemd schütten um dann im Büro anzukommen, wenn Dein Kollege Dich gerne vor Arbeitsbeginn schon einmal gefragt hätte ob Du ihm gleich bei irgendetwas helfen kannst, all das sollte nicht die Routine eines Vertriebsprofis sein.

2. Beende Deinen Tag so „rund“ wie möglich

Sieh Dir nochmal an, ob wirkich alles nötige erledigt ist. Denke einmal darüber nach, was heute stark lief, was lief falsch. Hat der heutige Tag Erkenntnisse gebracht, die direkt für morgen oder später relevant sind ? Steht Deine Planung für morgen ? Musst Du noch etwas vorbereiten oder kannst Du den Tag ruhig abhaken und den neuen ruhig angehen ? Hast Du alles notiert um später wieder gut planen zu können ? Wo stehst Du nach dem heutigen Tag in der Wochenplanung ? Musst Du diese noch einmal anpassen oder nicht ? Wenn Du Deinen Tag rund beendest statt mit der Stempeluhr letzter Sekunde davonzuhechten, gewinnst Du Ruhe und Sicherheit. Du hast Dich noch einmal vergewissert, wie effektiv – wie gut- Du heute gewesen bist. Das wird Dir mental für den Rest des Tages Ruhe bringen und hilft Dir, den nächsten Tag mit Ruhe anzugehen.

Time is what we want most, but what we used worst.

William Penn

3. Mache Dir Notizen

Hat scheinbar nicht direkt mit Zeitmanagement zu tun. Aber erstens vergisst Du nichts, was später unvermittelt aufpoppt und Deinen Tag durcheinanderbringt und zweitens kannst Du mit Notizen besser abschätzen, welchen Zeitaufwand die Tasks mit sich bringen. Im Prinzip ist es egal wo und wie Du notierst. Vielleicht nicht unbedingt auf Post-ist, die leicht verloren gehen und auch Marmorplatten mit dem Meisel bearbeiten muss nicht mehr unbedingt sein. Ich empfehle eine Kladde, ein Buch, einen Papierkalender, o.ä. Auch geistig verschafft es Entspannung zu sehen, dass man alles „auf dem Zettel hat“. Psychologisch gesehen verschafft Dir dieses „Buch“ in der Hand das Gefühl buchstäblich „alles im Griff“ zu haben.

4. Priorisiere akkurat

Mit A, B, oder C oder sonstigen Methoden. Aber immer unter der Prämisse, dass im Vertrieb alles kundenrelevante, also auch Neukundenakquise per Definition A ist. Die Priorisierung sollte dynamisch sein, also ständig angepasst werden. Hintergrund ist auch hier, auftauchende Kundenbedürfnisse sind immer höher zu priorisieren als anderes. Flexibilität ist wichtig. Ebenso wichtig ist möglichst objektiv zu priorisieren, Sei Dir dessen bewusst, warum Du etwas mit C und warum Du das andere mit A kategorisierst. Damit vermeidest Du Stress.

5. Führe Aufgaben möglichst immer zum Ende

Bringe einzelnes zu Ende. Es ist auf Dauer effektiver 3 Dinge fertig zu stellen, als 7 zur Hälfte zu bearbeiten. Erstens wird der Fortschritt sichtbarer und kann auch greifen und zweitens wird das Platzieren und Priorisieren neuer Tasks leichter. Dazu kommt das Vermeiden des Drucks der in „Ohje es ist schon drei Uhr und ich muss noch dies, das und jenes erledigen“-Situationen entsteht. Was erledigt ist, ist erledigt. 

6. Visualisiere Erledigtes

Ob auf Papier, in Deinem Trello Board, auf dem Whiteboard oder sonstwie. Markiere erledigtes. Ein fetter roter Haken, fett rot durchgestrichen, ein grinsendes Emoji. Egal wie, aber gönne Dir selbst am Ende des Tages, der Woche oder des Monats auf einen Blick zu erfassen, wieviel Du „geschafft“ hast. Es fühlt sich gut an und bringt Dir Energie für den nächsten Zeitraum.

Time is the scarcest resource and unless it is managed nothing else can be managed.

P.Drucker

7. Delegiere sinnvoll

Bist Du Führungskraft ? Dann hoffe ich, dass Du das hier grundsätzlich tust. Delegiere passende Aufgaben an Mitarbeiter. Du musst dann allenfalls noch coachen und das Follow Up machen. Damit schlägst Du drei Fliegen mit einer Klappe. Erstens, Du sparst sehr viel Zeit. Zweitens, Dein Mitarbeiter kann auch einmal etwas interessantes bearbeiten und daran wachsen. Drittens Dein Management insgesamt wird effektiver sein, weil Du beginnst Situationen zu managen und Dich nicht in Detailarbeit zu verstricken. Stichwort – Mikromanagement.

8. Behandle unangenehme Aufgaben wie alle anderen

Manche raten hier dazu, solche Aufgaben als erstes zu erledigen. Also sie höher zu priorisieren weil ich sie nicht mag, nicht weil es nötig wäre. Hab ich nie kapiert, ist meines Erachtens vollkommener Unsinn. Aber ok, wenn es diese bösen Aufgaben für Dich gibt, habe ich gleich zwei Tipps. Erstens, behandle sie wie jede andere Aufgabe in Sachen Zeitmanagement und Priorisierung. Damit nimmst Du ihnen diese „negative“ Belastung. Zweitens, denk noch einmal darüber nach, ob Du Deinen Job in all seinen Facetten wirklich liebst….

9. Denke an Zeitreserven und Puffer

Bau in Deine Planung Zeitpuffer ein. Brauchst Du sie, gerät nichts durcheinander. Brauchst Du sie nicht, bist Du schneller fertig oder kannst Dir einen Kaffee mehr gönnen. Noch besser ist es, wenn Du diese Zusatzzeit Deinen Kunden oder potentiellen Neukunden widmest, oder sie nutzt um Dich weiter in neuen Themen zu informieren.

What may be done at any time will be done at no time

Scottish proverb

10. Achte auf Deine Arbeitsmaterialien

Sorge für das bestmögliche Equipment. Pflege, Wartung, Beschaffung von Material. All das und was damit zusammenhängt ist selbst ein zu planendes Task. Wenn ich feststelle mein Toner ist alle und ich bestelle erst jetzt und bekomme ihn morgen…..ist klar dass das was ich gerade tue nicht beendet werden kann. Es verschiebt meine Planung, oder noch schlimmer, ich versaue eine wichtige Deadline.Im schlimmsten Falle ist es das Schriftstück / Angebot, das ich meinem Kunde für heute zugesagt hatte. Für die, die jetzt fragen „wer verschickt noch ausgedruckte Angebote?“. Auch ein Laptop der ausfällt kreiert diesen Effekt. Also sorge für Plan B. Rechtzeitig.

11. Sage nein wann immer es nötig ist

Nein zu Ablenkungen. Nein zu Zeiträubern aller Art. Nein zu morgens noch einmal umdrehen. Nein zu dem Teufelchen auf Deiner Schulter, dass gerne noch eine zweite Zigarette rauchen will. Nein zu allem, was nicht kundenrelevant ist und Dich von dem was Du tust abhält. Nein zu Kollegen, die Dich von Deinem Job abhalten. Übrigens auch zu Vorgesetzten. Du arbeitest für sie, hilfst also auch ihre Interessen durch Dein Verhalten zu vertreten. Warum sollten sie, wenn es nicht wirklich wichtig ist Deinen Tag ruinieren und Du das auch noch zulassen ?

Du brauchst einen konkreten oder persönlichen Tipp ? Schreib mir !