Zeit.

Wir alle haben nur ein begrenztes Kontingent an Zeit. Insbesondere im Job haben wir meist eine begrenzte Anzahl an Stunden, in die wir manchmal mehrere, oft auch sehr viele Aufgaben aller Art unterbringen müssen. Wir müssen also nicht nur den Job, sondern insbesondere unsere Zeit managen. Wie wir mit dieser Zeit umgehen hat Einfluss auf vieles. Den Erfolg bei der Arbeit, den Misserfolg, aber auch das Stressniveau und den Spaß den wir haben. Ein sinnvoller Umgang mit Zeit ist, gerade im Vertrieb, oft der Faktor der über Erfolg oder Scheitern bestimmt.

Zeitmanagement, was ist das genau?

Zum Thema Zeitmanagement gibt es eine Menge Tipps. Man liest von Dingen wie Pareto, Kanban, ALPEN, Kaizen, ABC Priorisierung, not-to-do-Listen, Eisenhower Matrix, Pomodoro und vielen weiteren sinnvollen und oft weniger sinnvollen Techniken und Ansätzen für das Managen von Zeit und der eigenen Effizienz. Der eine Coach sagt man solle dies tun, der nächste Trainer sagt, man solle jenes tun, der Dritte Ratgeber empfiehlt dies oder das auf keinen Fall zu tun.

Wie manage ich nun meine Zeit?

Natürlich muss man sich als erstes darum bemühen, möglichst viele Ressourcen, wie etwa die oben genannten, zu kennen, auch inhaltlich. Das halte ich für grundsätzlich verpflichtend für jeden Vertriebler, insbesondere wenn er in Führungsverantwortung steht. Zeitmanagementtechniken erlernen und anwenden ist fast ebenso bedeutend, wie Verkaufstechniken zu kennen. Das hat einen direkten Einfluß auf meine Produktivität (und Mitarbeiterführung) und ist von daher sehr wichtig und mehrere davon sollte jeder Vertriebler beherrschen.

Warum ist das so wichtig ?

Zeit ist naturgemäß, jeder von uns kennt das, eine der höchsten Konditionierungen, die jeder Vertriebler hat. Kaum ein Vertriebsmanager wird akzeptieren, wenn ich argumentiere „ja sicher, den Kunden akquiriere ich und die Umsätze sind uns sicher……irgendwann.“ Oder „Cold calling ? Klar mache ich das regelmäßig, zuletzt erst im Oktober vergangenen Jahres….“ Auf die Spitze getrieben: „Kundenbedürfnisse ? Beschäftige ich mich demnächst auch mal mit, Mitte nächster Woche hab ich da noch eine Lücke im Kalender….“ Und wer hat noch nie den Spruch gehört: „Die Konkurrenz schläft nicht.“ ?

Zeitmanagement optimieren – aber wie ?

Genauso, wie ich bei Verkaufstechniken und Tools empfehle möglichst viel zu kennen und aufzusaugen um nachher einzelne Elemente in das eigene Repertoire aufzunehmen, so empfehle ich es auch beim Thema Zeitmanagement.

Es ist wie bei Sales Techniken, manches passt super zu einem, anderes mag gut sein, passt aber irgendwie nicht zu einem. Ich selbst habe mich z.B. u.a. intensiv mit Kaizen (in seiner Gänze) beschäftigt, nutze aber nur sehr wenige Elemente davon in meinem Berufsalltag. Ebenso verwende ich Elemente die dem Prinzip von Kanban-Tafeln folgen und kenne das Thema Pareto natürlich , ohne es aktiv in Verbindung mit Zeitmanagement zu nutzen. ABC wiederum ist eine uralte, simple Priorisierungsmethodik, die immer geht, während ich bis heute nicht verstehe, warum ich Zeit darin vergeuden sollte eine „Not-to-do-Liste“ zu führen oder Aufgaben zu gruppieren, nur weil sie sich ähnlich sind und dabei Prioritäten links liegen lasse. Wie gesagt, je mehr Ressourcen man kennt, desto einfacher ist es, aus einzelnen Elementen das eigene Mosaik zu kreieren und im Laufe der Zeit das Gesamtbild zu optimieren.

Zeitmanagement  im Vertrieb – ist das irgendwie speziell ?

Das allerwichtigste im Vertrieb ist, niemals außer acht zu lassen, dass der Löwenanteil meiner Zeit meinem Kunden gehören muss und das Tag für Tag !!!! Für Vertriebsmanager kommt dazu die Zeit für die Mitarbeiter. Beides sind absolute Top Prioritäten.

Genau genommen würde ich sogar behaupten, alles was Kundenrelevant ist, ist immer erste und einzige Priorität. Alles andere muss warten.

Dass unsere Zeit dem Kunden gehören muss, erscheint eine lapidare Erkenntnis zu sein. Tatsächlich ist aber genau hier oftmals das größte Problem bei den meisten Vertrieblern zu finden. Viele beschäftigen sich zu oft und zu lange mit Dingen die nicht kundenrelevant sind. Wenn ich kundenrelevant sage, impliziert das auch zukünftige Kunden. Und das ist der Schlüssel. Jede Minute, die ein Vertriebler nicht seinem Kunden oder zukünftigen Kunden widmet ist eigentlich vertane Zeit. Oft kommen hierüber Probleme mit der Performance (Akquise). Wenn wir ehrlich sind, auch deshalb, weil es den meisten von uns in den Kram passt, viel zu tun zu haben und Akquise vor uns her zu schieben. Auch im Handling des CRM ist es Zeit mit der wir umgehen. Wiedervorlagen, Nachfassen, Info nachliefern und vieles mehr machen nur dann Sinn, wenn auch die Zeitrahmen und Intervalle stimmen und ich diese auch respektiere.

Either run the day or the day runs you.

Jim Rohn

Was ist Kundenrelevant und was nicht ?

Genau diese Frage sollte der Kern jeden Zeitmanagements und jeder Planung und Priorisierung für jeden Vertriebler sein.

Der Tag sollte so gestaltet sein, dass er weitgehend Bestandskunden oder potentiell neuen Kunden, also der Akquise gehört. Auch die Routinetätigkeiten gehören dazu. Beispielsweise in der Planung der Tageszeit. Muss ich mein CRM pflegen? Natürlich, es ist kundenrelevant (Akquise, z.B.) Also mach ich es gleich und andauernd ? Nein ! Ich mache es dann, wenn eine Zeit ist, in der ich telefonisch keinen potentiell neuen Kunden erreichen kann. Ich mache es dann, wenn meine Bestandskunden alle happy sind, weil sie bekommen haben was sie wollten.

Mit diesem Beispiel sollte klar werden, dass es insbesondere darum geht, den Tag, die Woche, den Monat so zu planen, dass ich maximales Zeitinvest meinen Kunden oder potentiellen Neukunden zukommen lasse. Immer.
Alle anderen, auch sehr wichtigen Dinge MÜSSEN drumherum geplant werden.

Die Amerikaner haben hier den schönen Begriff „Golden Hours“.Gemeint sind damit die besten Stunden in Sachen Erreichbarkeit. Die Golden Hours gehören dem Kunden ! Absolut nichts anderes geschieht in dieser Zeit als nur „Kunde“ und „potentieller Kunde“.

Manche werden denken „Aber dann werden meine Tage oft zu knapp.“ Ja, das kann sein. Deswegen planst Du ja nicht nur Tage, sondern auch  Wochen. Und Monate und Quartale, denn auch Wochen sind natürlich zeitlich begrenzt.

Wenn Du das intensiv tust, dann wirst Du feststellen, wieviel (sinnvolles) man an einem Arbeitstag tun kann und wie viel in eine Woche passt, wenn ich die nötige Disziplin aufbringe. Und Du wirst schnell feststellen, dass jeder der „ich habe keine Zeit“ sagt, das entweder als Vorwand nutzt oder ein schlechter Manager ist (meist bedingt das eine das andere).
Und das allerbeste ist, mit einem guten Zeitmanagement sparst Du Unmengen an Stress und generierst neue, andersartige „Golden Hours“. Das sind dann allerdings Deine persönlichen. Die nämlich, die Du in Deiner freien Zeit mit Deinen Lieben und Deinen Hobbys verbringen solltest ….