Ein Besuchsbericht ist ein strukturiertes Protokoll, das Details wie besprochene Themen, Kundenbedürfnisse, Vereinbarungen, offene Punkte, Konkurrenzbeobachtungen und nächste Schritte nach einem Kundenbesuch festhält.

Wer benötigt einen Besuchsbericht und wer erstellt ihn?

Besuchsberichte werden hauptsächlich von Vertriebsmitarbeitern erstellt, die im Außendienst tätig sind. Sie dienen als Informationsmittel für das eigene Vertriebsteam und sind oft auch für das Management, insbesondere den Vertriebsleiter, von Bedeutung.

Verwendung im Vertrieb

Im Vertrieb werden Besuchsberichte genutzt, um Kundeninteraktionen zu dokumentieren, Erfolgsmessungen vorzunehmen und die Qualität der Kundenbeziehung zu überwachen. Sie helfen bei der Planung von Folgebesuchen und strategischen Entscheidungen in der Kundenbetreuung.

Bedeutung für den Vertriebsleiter

Für den Vertriebsleiter sind Besuchsberichte ein wichtiges Instrument zur Steuerung und Kontrolle von Vertriebsaktivitäten. Sie ermöglichen es, die Performance des Verkaufsteams zu bewerten, Marktinformationen zu sammeln und die Kundenbetreuung zu optimieren.

Wo kann es noch eingesetzt werden

Abseits des Vertriebs können Besuchsberichte im Service- und Kundendienstbereich eingesetzt werden, um Einsätze und Arbeitsergebnisse zu dokumentieren. Sie werden auch in der Sozialen Arbeit oder im Gesundheitswesen zur Dokumentation von Hausbesuchen verwendet.

Was ist daran besonders?

Besonders am Besuchsbericht ist die Rolle als Gedächtnisstütze und als formelle Aufzeichnung, die eine objektive und zuverlässige Datenquelle für die zukünftige Geschäftsplanung bietet. Er ermöglicht es allen Beteiligten, auf denselben Informationsstand zurückzugreifen, selbst wenn das persönliche Gespräch bereits einige Zeit zurückliegt.

Beispiele

• Nach einem Termin bei einem potenziellen Neukunden verfasst der Vertriebsmitarbeiter einen Besuchsbericht, der die Interessensgebiete des Kunden und die nächste Schritte für ein Angebot beinhaltet.

• Ein Service-Techniker führt nach einem Kundendiensteinsatz einen Besuchsbericht, um festgehaltene Mängel und durchgeführte Reparaturen zu dokumentieren.

• Eine Pflegekraft im Gesundheitswesen schreibt nach einem Hausbesuch einen Bericht, der den Zustand des Patienten und eventuelle Veränderungen in der Medikation festhält.
  
  

Besuchsberichte sind somit ein wesentliches Organisations- und Kommunikationsinstrument, das die Effektivität von Kundengesprächen erhöht und eine effiziente Informationsweitergabe innerhalb von Teams und Unternehmen sicherstellt.