Besuchsplanung bezeichnet den Prozess der gezielten Organisation und Koordination von Terminkalendern, um Besuche bei Kunden, Klienten oder Patienten im Außendienst effektiv und effizient zu gestalten. Dies kann für eine Vielzahl von Branchen wie Vertrieb, Service, Gesundheitswesen oder Sozialdienste relevant sein.

Ziel der Besuchsplanung ist es, die zur Verfügung stehenden Ressourcen, wie Zeit und Personal, bestmöglich einzusetzen. Sie umfasst die sorgfältige Auswahl von Terminen nach geografischen, zeitlichen und prioritätsbezogenen Gesichtspunkten, um Reisekosten zu minimieren und die Anzahl der Besuche oder Serviceeinsätze zu maximieren. Die Planung berücksichtigt Kundendaten, Kundenhistorie, Dringlichkeit von Anfragen sowie Ziele und Strategien des Unternehmens.

Konkret kann die Besuchsplanung folgende Elemente beinhalten

• Festlegung von Prioritäten für bestimmte Kundenbesuche basierend auf Vertriebszielen, Kundenpotential oder Dringlichkeit.

• Routenplanung unter Berücksichtigung der geografischen Lage der Kunden, um Fahrwege zu minimieren und mehr Kunden pro Tag besuchen zu können.

• Vorbereitung der benötigten Unterlagen und Informationen für jeden Besuch, um das Verkaufsgespräch oder die Dienstleistung produktiv und zielgerichtet zu gestalten.

• Synchronisation mit internen Systemen wie Customer-Relationship-Management (CRM)-Software zur Dokumentation und Nachbearbeitung der Besuche.

• Nachbereitung und Analyse der Besuche für kontinuierliche Verbesserungen des Planungsprozesses.
  
  

Wer benötigt eine Besuchsplanung und wer erstellt sie?

Eine professionelle Besuchsplanung ist vor allem für Berufe und Branchen notwendig, die starken Kundenkontakt außerhalb des eigenen Unternehmensstandorts haben.

Erstellt wird die Besuchsplanung meist von denjenigen, die die Besuche durchführen bzw. den Außendienstmitarbeitenden selbst, da sie am besten über die Anforderungen ihrer Termine und die Besonderheiten ihrer Kunden Bescheid wissen. Es kann aber auch spezielles Planungspersonal in Unternehmen geben, das sich um die Koordination der Termine kümmert, oder in kleineren Unternehmen wird diese Aufgabe vom Geschäftsführenden selbst übernommen.

Für diese Aufgabe werden oft digitale Tools und Softwarelösungen genutzt, um Termine zu verwalten, Routen zu planen und Informationen über Kunden zu integrieren. Customer-Relationship-Management (CRM) Systeme sind hier häufig im Einsatz, da sie auch Funktionen zur Besuchsplanung bieten und zudem Kundendaten zentral verwalten und für die Planung nutzbar machen.

Verwendung im Vertrieb

Im Vertrieb dient die Besuchsplanung dazu, die Kundentermine der Außendienstmitarbeiter zu organisieren und vorzubereiten. Dies hilft dabei, Kosten zu sparen, Kundenzufriedenheit zu steigern und Verkaufschancen zu maximieren.

Bedeutung für den Vertriebsleiter

Für den Vertriebsleiter ist die Besuchsplanung ein wichtiges Tool, um die Aktivitäten des Außendienstes zu steuern und die bestmögliche Abdeckung des Vertriebsgebietes sicherzustellen. Besuchsberichte liefern dabei die notwendigen Informationen, um die Planung zukünftiger Besuche zu optimieren.

Wo kann es noch eingesetzt werden

Außerhalb des Vertriebs können Besuchsplanung und -berichte auch im Servicebereich, bei Wartungseinsätzen, in der Sozialen Arbeit oder im Gesundheitswesen genutzt werden, um Besuche bei Klienten oder Patienten zu planen und festzuhalten.

Was ist daran besonders?

Der besondere Nutzen von einer guten Besuchsplanung liegt in der strukturierten und überlegten Herangehensweise an die zur Verfügung stehende Arbeitszeit und Ressourcen, um den Kontakt zu Kunden und Interessenten so effektiv wie möglich zu gestalten.

Beispiele:

• Ein Vertriebsmitarbeiter plant seine Wochenroute so, dass er mehrere Kunden in einer Region an einem Tag besuchen kann, um Fahrtzeiten und -kosten zu minimieren.

• Ein Kundendiensttechniker plant Servicebesuche nach Dringlichkeitsstufen und geografischer Nähe, um eine höchstmögliche Anzahl an Wartungen bei minimalen Wegstrecken zu realisieren.

• Ein medizinischer Außendienstmitarbeiter plant seine Besuche bei Arztpraxen in Abstimmung mit dem Terminplan der Praxen, um Wartezeiten zu vermeiden und den Ärzten gezielte Produktinformationen zum passenden Zeitpunkt zu liefern.
  
  

Insgesamt ist die Besuchsplanung ein wesentliches Instrument für eine organisierte, zielgerichtete und erfolgreiche Arbeit im Außendienst und in anderen Bereichen, in denen Mitarbeiter regelmäßig Kunden oder Klienten besuchen.